Hvis du er helt almindelig blogsurfer og faldt over dette indlæg, fordi du synes, vi har skrevet en lækker overskrift (hvilket nok ikke er tilfældet), så kan du spare dig besværet og surfe videre med dette råd i baglommen: Husk at skift din adgangskode en gang i mellem. Og nej. Det er IKKE en god ide at bruge navnet på din hund eller din fødselsdato som adgangskode …
MEN – er du faldet over dette indlæg, fordi du arbejder med personfølsomme og fortrolige data, så skal du læse videre.
Hvad er sikker mail?
I maj 2018 kom den velkendte skærpelse af datapersonforordningen. Mere mundret omtales som GDPR. Den havde en masse krav med sig, og efterfølgende er der kommet skærpelse fra datatilsynet i forhold til transmission af personfølsomme og fortrolige oplysninger via e-mail.
Siden 2008 har datatilsynet anbefalet at den private sektor anvendte kryptering af mails, der blev sendt med personfølsomme og fortrolige oplysninger. Nu er det et krav. Derfor kan du altså ende i noget værre roderi, hvis du ikke har styr på kryptering af e-mails. Værst af alt ender det i bøder, men endnu værre; du får sendt oplysninger i en mail om givne personers helbred, deres personnummer eller andre følsomme og fortrolige oplysninger, som ender i de forkerte hænder og bliver misbrugt. Av!
Sikker mail betyder følgende:
Du sender krypterede mails: Det er kun modtageren af din mail, der kan læse indholdet. Havner den i en forkert indbakke, er mailen ulæselig.
Du sender signerede mails: Du er sikker på, at afsenderen er den, som personen udgiver sig for. Samtidig er du sikker på, at indholdet ikke ændres.
Så simpelt er det egentlig.
Og det er ikke mere besværligt at sende en sikker mail end det er at sende de mails, du er vant til. Du trykker bare på en anden knap.
Har jeg brug for en mailløsning, der sender sikker mail?
Ja. Men spørgsmålet er i hvilket omfang.
Først skal du se på, hvem du har behov for at kommunikere med. Og dernæst om du sender mails, der indeholder følgende oplysninger:
Personfølsomme oplysninger:
- Helbredsoplysninger som fx diagnoser
- Fagforeningsmæssige tilhørsforhold
- Race eller etnisk oprindelse
- Politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning
- Seksuelle forhold eller orientering
- Information om genetiske data og biometriske data der har formålet at identificere en person
Fortrolige oplysninger omhandler følgende:
- Cpr. numre
- Indtægts- og formueforhold
- Arbejds-, uddannelses- og ansættelsesmæssige forhold
- Interne familieforhold
Fx for de fleste webshops betyder det ikke det store, da ordrer ofte ikke indeholder oplysninger som disse. Men der er undtagelser. Driver du fx en webshop, der sælger sexlegetøj, ja, så vil vi klart anbefale, at du altid sender krypterede og sikre mails. For selvom størrelsen ikke gør jobbet, så havner netop denne viden under personfølsomme oplysninger.
Der er mange andre parametre, som er vigtige at se på, når du skal undersøge behovet for, om du skal have implementeret sikker mail på din arbejdsplads. Og lad os understrege – antallet af medarbejdere, indtægt eller størrelsen på kontoret er ikke afgørende. Er du soloselvstændig og arbejder som konsulent for kommunen på fx børne – og ungeområdet – ja, så er du helt sikkert typen, der skal kommunikere via krypterede og signerede mails.
Hvad gør jeg nu? Som sagt er der mange parametre, du skal være opmærksom på.
Og ærligt. Det er lidt kringlet, når du kommer hertil. For selvom det umiddelbart virker nemt at krydse af i boksen omkring de oplysninger, som vi beskrev ovenfor, så opstår forvirringen, når du skal undersøge modtageren at dine mails.
Sender du fx mails til Kina – ja, så skal du både kunne læse og skrive kinesisk for at vide, om modtageren behandler dine mails fortroligt.
Det er her en partner på området er afgørende for, om du får implementeret den rigtige løsning, og dermed også om du overholder lovgivningen og ikke ender i noget værre roderi, som vi indledte med at beskrive.
Det er en simple solution
Ja, vi måtte lige af med den. Der er jo en grund til, at valget faldt på netop dette navn. Men vi mener det faktisk. Der er en simpel løsning på udfordringen; du skal snakke med nogle eksperter. For du kan ikke vide det hele, og selvom du er i gang med at blive klogere ved at browse nettet tyndt for information, så kan du ikke samle nok viden til at blive klog nok på det. I hvert fald oplever vi, at kunder ofte tror, de er sikret, og når vi så får fingrene i deres systemer viser det ikke være helt korrekt.
Det vi gør er egentlig enkelt. Vi kommer ud til jer og stiller nogle spørgsmål. Og fordi vi er eksperterne på området, kan vi nemt og hurtigt afkode, hvilket behov I har. Vi kan også hjælpe dig med at finde og implementere den løsning, som vi kommer frem til. Vi sørger for, den bliver klar til brug og rullet ud til alle, der har behov.
Og hvis du så ikke kan finde knappen til at sende en sikker mail, eller der er andet, der forstyrrer, så er står vi lige bagved som en supportafdeling, du altid kan tage fat i.
Ring til os. Eller skriv en mail. Det er helt sikkert.